Undgå at mødet smuldrer mellem fingrene på dig
Mødet sejler.
Du mærker det næsten allerede inden I har lukket døren til mødelokalet.
Folk er ukoncentrerede og alle kigger hele tiden op mod uret.
Og så indtager stressen for alvor rummet, når I kan se, at mødetiden lakker mod enden og de kolleger, som skal overtage mødelokalet, stimler sammen ude foran døren.
Så I aftaler hurtigt et nyt møde, hvor I kan følge op.
Men hvad er egentlig grunden til at så mange af vores møder fungerer så dårligt?
Det kan der desværre være et utal af grunde til. Fx.
Manglende formål
Manglende dagsorden
Manglende forberedelse
Manglende rollefordeling
Manglende mødeledelse
Forkert disponering af tid
Forkerte mødedeltagere på mødet
Ubalance i magt på mødet
Uklar ansvarsfordeling før, under og efter mødet.
I dag tager vi fat på den sidste.
Ansvar bliver alt for ofte noget vi ikke italesætter. Fordi vi går ud fra, at folk godt kender (og lever op til) deres roller og ansvar.
Det er bare desværre ikke altid tilfældet.
Men hvis nu ansvarsfordelingen bliver helt tydelig for både mødeleder og mødedeltagere inden vi sætter os ind i mødelokalet, højner vi faktisk chancen for at folk også lever op til deres ansvar.
Og det styrker vores mødekultur.
Lav en tydelig fordeling af ansvar før mødet starter
Her kan en simpel visuel skabelon - som altid - være med til at gøre en forskel for både mødeledere og mødedeltagere.
Denne skabelon kan du bruge både til at strukturere generelle aftaler omkring mødekultur og ansvarsfordeling i din organisation (typisk hvis du har gentagne møder som uge- eller teammøder)
Men du kan også bruge den som et værktøj til dig som mødeleder - fra møde til møde.
Til det tilbagevendende ugemøde
Print skabelonen i et stort format fx. A1. Saml dit team og forbered dem på, at I skal tale om ansvarsfordeling på jeres ugemøde.
Udfyld skabelonens elementer og hæng den derefter op centralt på kontoret, så alle kan blive mindet om de aftaler omkring mødekultur, som I har truffet i fællesskab.
Til dig som mødeleder
Du kan også bruge skabelonen som et værktøj til dig som mødeleder fra møde til møde.
Print skabelonen i A4 eller A3.
Udfyld felterne “før mødet” og “under mødet” i forbindelse med din egen mødeforberedelse.
Upload skabelonen i mødeindkaldelse, så det bliver tydeligt for mødedeltagere, hvad de skal forberede forud for mødet, og hvad I sammen skal gøre på selve mødet.
Hæng den fysiske skabelon op i mødelokalet eller læg den synligt frem på bordet under mødet.
Feltet “efter mødet” bruger undervejs til at holde styr på de aftaler I laver på selve mødet.
Når ansvar bliver tegnet op og gjort synlig både i mødeindkaldelsen og i mødelokalet, sker der noget.
Vi kan ikke gemme os og nøjes med at håbe på, at nogen andre tager ansvaret for os.
Har du idéer til andre anvendelsesmuligheder for skabelonen?
Så skriv endelig til os. Vi elsker at høre fra jer.
Hurra! NU er det nye skabelonkursus i kalenderen. Her lærer du bl.a. at lave dine egne mødeskabeloner fra bunden. Det går ned tirsdag d. 24. og onsdag d. 25. november i København.
